[1] मोहर और सीले
- प्रत्येक सेट को 4 प्रकार की सील और मोहरें दी जाती है
- तारीख मोहर
- नाम मोहर
- तारीख सील
- रोका गया, विलम्ब शुल्क अदा नहीं किया
- प्रत्येक छंटाई डाक कार्यालय या अनुभाग के प्रत्येक सेट को दी जाने वाली बीमा सील हमेशा प्रधान छंटाई सहायक के कब्जे में रहेगी
[2] पोर्टफोलियो और इसकी अंतर्वस्तु
- अनुभाग के प्रत्येक सेट को एक पोर्टफोलियो मिलता है जिसमे ताला और कुंजी लगी रहती है और उसके ऊपर रोगन से अनुभाग का नाम और सेट की संख्या लिखी रहती है
- पोर्टफोलियो में निम्नलिखित वस्तु ले जाई जा सकती है :दंती पुट्ठे, कार्यपत्रों के बण्डल, मोहरें और सीले लेखन सामग्री, दियासलाई की डिबिया, प्राथमिक चिक्तिसा पेटी, झाडन, टिन की डिबिया के साथ स्याही पेड़, टेढ़ी कैंची, कागज काटने की छुरी, सुआ, वैक्स हीटर, अपेक्षित डाक सूचियाँ, छंटाई सूचियाँ, कार्य वितरण का ज्ञापन, त्रुटि पुस्तक, कार्बोलिक साबुन की बट्टी, मार्गदर्शिकाएं, आदेश पुस्तक, विभागीय सन्देश फर्मों की पुस्तक, टाइप ट्विजर, कागजो के लिए पीतल की फ़ाइलें, रबड़ की मोहर लगाने की पेड़ –
- टाइप बक्स और टाइप मोहर- मात्र उन अनुभागों द्वारा ले जाये जाते है जिन्हे रिकॉर्ड कार्यालय में उपस्थित होने से छूट है पोर्टफोलियो हमेशा प्रधान छंटाई सहायक / डाक रक्षक की निजी अभिरक्षा में रहेगा I
3] लेखन सामग्री
- लेखन सामग्री की दर सूची अधीक्षक जारी करता है * किसी अनुभाग के प्रधान छंटाई सहायक को प्रत्येक माह की पहली तारीख को सम्बंधित रिकॉर्ड अधिकारी महीने भर की लेखन सामग्री देगा
- दैनिक रिपोर्ट MS-83 पर बनाई जाती है
[4] डेली रिपोर्ट तैयार करना
- अधीक्षक को दैनिक रिपोर्ट, प्रधान छंटाई सहायक बनाकर रिकॉर्ड अधिकारी के माध्यम से भेजेगा
- दैनिक रिपोर्ट में उन अनियमितता की और अधीक्षक का ध्यान दिलाएगा जिन्हें उसने देखा है या छंटाई सहायकों ने उसे रिपोर्ट दी है * स्पीड पोस्ट केंद्र का पयर्वेक्षक अपनी दैनिक रिपोर्ट फार्म MS-83 में स्पीड पोस्ट के प्रबंधक को प्रस्तुत करेगा
5] डाक सार
- डाक सार दो भागों में बंटा रहता है (1) डाक (2) थैले
- डाक सार पारगमन अनुभाग के लिए फार्म M-42 और डाक कार्यालय के लिए फार्म M-43 पर बनाया जाता है
6] डाक का आदान-प्रदान
- प्रत्येक अनुभाग की अपेक्षित डाक सूची में उन स्टेशनों का और प्रत्येक डाक कार्यालय की छंटाई सूची में उन घंटो का निर्देश रहता है जब डाक प्राप्त और प्रेषित की जाती है
- जहाँ डाक का विनिमय होने वाला हो, ऐसे स्टेशन पर रेलगाड़ी के पहुँचने पर अनुभाग के डाक अभिकर्ता / डाक अभिरक्षक को प्रेषण की डाक सोंपने के पहले सेट के लिए डाक की सुपुर्दगी लेनी चाहिए और डाक कार्यालय के डाक अभिकर्ता / डाक रक्षक को पहले प्रेषण के थैलों को सौंपना चाहिए
- अनुभाग के साथ डाक का विनिमय करने वाले किसी भी कर्मचारी को डाक वैन के अंदर जाने की इजाजत नहीं है लेकिन सर्किल अध्यक्ष यदि जरुरी समझे तो कर्मचारियों को डाक चढाने या उतारने में मदद देने के लिए डाक वैन के अंदर जाने की इजाजत दे सकता है
- डाक विनिमय मुख्य प्रवेश के दोनों दरवाजो और अनुभागो के डाक रखने वाले हिस्से की और से किया जाये, डाक चपरासी बुक MS-28 होती है
7] केज टी बी
- कटघरा पारवहन थैला (कैज TB ) का प्रयोग दूरस्थ डाक के लिए किया जाता है, इस थैले की चाबी बंद लिफाफे में अग्रेषित करनी है
8] डाक अनुभाग और डाक कार्यालय को सबोंधित डाक का निस्तारण
- अनुभाग या डाक कार्यालय के नाम भेजे गए थैले को स्वयं डाक अभिकर्ता / डाक अभिरक्षक खोलेगा, डाक सूची पारवहन थैलों की भीतर मिलेगी
- किसी छंटाई अनुभाग या छंटाई डाक कार्यालय के नाम आये पार्सल थैलों को डाक सार में दर्ज किया जाना चाहिए और रशीद लेकर पार्सल छंटाई सहायक को सौंप देना चाहिए
9] पारवहन थैलों को बंद करना
- जब कभी पारवहन थैला तैयार किया जायेगा तो इसमें प्रेषित किये जाने वाले अपेक्षित और असाधारण थैलों की डाक सूची में किये गए इन्द्राज की पड़ताल की जानी चाहिए
- पारवहन थैलों को बंद करने और सील करने का काम हमेशा प्रधान छंटाई सहायक / प्रधान डाक अभिकर्ता / डाक अभिरक्षक की हाजिरी में और सीधे उसकी देखरेख में होगा
10] डाक रक्षक और डाक एजेंट कर्तव्य और जिम्मेदारियां
- डाक रक्षक या डाक एजेंट की ड्यूटी में वैन या कार्यालय में पोस्ट की गई वस्तुओं और बंद डाक प्राप्ति, अभिरक्षा, छंटाई और प्रेषण से सम्बंधित कार्य आतें है
- लैटर बॉक्स से वस्तुओं की निकासी होते ही या किसी अनुभाग, कार्यालय या वाहक द्वारा उसे बंद डाक सोंपे जाने पर उसकी जिम्मेदारी शुरू हो जाती है और तब तक रहती जब तक थैलों की सुपुर्दगी नहीं हो जाती और उन्हें गंतव्य स्थान को नहीं भेज दिया जाता
- अनुभाग या कार्यालय के नाम जो पारवहन थैले आते है उन्हें वही खोलता है और उनमे रखे थैलों को स्वयं निपटाता है
11] वेन या कार्यालय छोड़ने से पहले अंतिम कार्य
- डाक रक्षक को इस ख्याल से कि कहीं कोई चीज टूट-फूट या गायब तो नहीं हुई है, फिटिंग, बत्तियां आदि की जाँच कर लेनी चाहिए
12] क आदेश और ख आदेश
- “क” आदेश – RMS अधीक्षक द्वारा जारी किये जाते है
- उद्देश्य – छटाई सूची में परिवर्तन के लिए
- “ख” आदेश – RMS अधीक्षक द्वारा जारी किये जाते है
- उद्देश्य – छटाई सूची में परिवर्तन को छोड़कर अन्य सभी विषयों के लिए जैसे- डाक कार्यालयों में कार्य सम्पादन के विषय में, अपने अधीनस्थ कर्मचारियों के मार्गदर्शन के लिए
- नोट – दौरे पर जाने वाले उच्च अधिकारीयों की शिविर वस्तुओं और कैम्प थैलों के निपटारे के सम्बन्ध में जारी किये गए “ख” आदेश के मामले में “ख” अक्षर से पहले “T” अक्षर और लगेगा I